Hoe vaak heb jij dat je denkt iets duidelijk afgesproken te hebben maar dat het toch anders ging dan bedacht? Het kunnen kleine dingen zijn zoals de tijd waarop je hebt afgesproken of grotere zaken zoals bijvoorbeeld de mate van grondigheid in een analyse.
Dit soort ‘misverstanden’ komen voor omdat beide partijen een ander beeld bij de afspraak hadden. Als de afspraak niet verder gespecificeerd is dan is er ruimte voor meerdere interpretaties. Vaak is dat niet erg en kun je er om lachen. Toch kan het ook behoorlijk vervelend zijn en kan het veel tijd en/of geld kosten.
Daarom drie tips voor duidelijke (werk)afspraken
1. Doorvragen (Wat & Waarom)
2. Visualiseren (Wat & Hoe)
3. Concretiseren (Acties)
1. DOORVRAGEN
Wat moet er gebeuren en waarom? Waar gaat het de ander echt om? Wat is iemands doel / beweegreden / idee erbij? Houd de 5x Waarom bij de hand en vraag door.
2. VISUALISEREN
Hoe gaan we het Wat organiseren / maken / doen? Hebben jullie hetzelfde beeld voor ogen?Teken het! Beeld is zoveel krachtiger dan woord en iedereen kan tekenen. Teken waar het om gaat. Het hoeft niet mooi, jullie hoeven elkaar alleen te begrijpen. Al schrijf je woorden in vormen en teken je verbindingslijnen. Het helpt.
3. CONCRETISEREN
Wat gaan jullie nu doen, welke afspraken maken jullie? Vat samen, spreek uit, concretiseer. Wat gaat het resultaat zijn? Wanneer is het klaar? Wie doet wat? Etc. Bedoel je bijvoorbeeld met volgende week echt volgende week (uiterlijk zondag 23:59uur) of eigenlijk woensdag 12.00uur? Voorkom ook ‘We gaan het doen’. Dit is niet duidelijk, wie gaat het doen? Wees zo concreet mogelijk.
Zet om het af te maken de acties op een (digitale) post-it op een kanban bord en je hebt allemaal ‘voor ogen’ wat de afspraken zijn (en wat de voortgang is:-)).
Op naar duidelijke afspraken met betere resultaten als gevolg!
—–
Hulp nodig om een gezamenlijk beeld te creëren en écht duidelijke afspraken te maken? Ik heb er zin in! Bel, mail of app via: 06-8723004 of info@burohak.nl.
–